Herr X arbeitet beim Bauunternehmen Y im Bereich Schnellbauservice. Sein tägliches Geschäft sind Umbauarbeiten und Reparaturen. Mit seinem Team von 5 Facharbeitern betreut er kleine Baustellen, d.h. er besichtigt, macht Kostenvoranschläge, teilt sein Personal ein und kommt zur Abnahme, sobald eine Baustelle fertig ist.
Das ERP-System eCOUNT Gewerbe 365 im Alltag | Anwendungsbeispiel
Vor einigen Monaten wurde in der Baufirma Y das ERP-System eCOUNT Gewerbe 365 auf Basis von Microsoft Dynamics 365 eingeführt, um sämtliche bauspezifische Aspekte im Bereich Planung, Controlling, Finanzen, Warenwirtschaft und Logistik abzubilden und zu verbinden.
Seit der Einführung der Unternehmenssoftware bewegt sich Herr X scheinbar schwerelos in der Cloud. Wo vorher komplizierte Ordnerstrukturen waren, Berge an Papier, Excel-Kalkulationen und im Word geschriebene Angebote, ruft er nun sein Dashboard von jedem Gerät auf und klickt sich mühelos durch die Daten.
So auch an diesem Tag
Wie jeden Morgen öffnet Herr X zuerst das Dashboardvon Dynamics 365 um einen Überblick zu bekommen. Auf seine Funktion als Abteilungsleiter „Schnellbauservice“ angepasst, zeigt Ihm die Startseite des ERP-Systems alle für ihn relevanten Informationen an:
Angebote
Aufträge
Bestellungen
Rechnungen
Monatsumsatz
Nachdem sich Herr X einen guten Überblick verschafft hat, sucht er sich das Angebot von Familie Z heraus. Er hatte gestern Abend noch ein kurzes Telefonat zu den geplanten Umbauarbeiten. Das Angebot hatte er schon an die Familie übergeben, nun muss jedoch noch ein kleiner Teil geändert werden. Dafür nutzt Herr X die Funktion der Angebotsarchivierung. Das heißt er archiviert das Original und ändert anschließend das Angebot nach Wunsch des Kunden. Sollte sich Familie Z doch für die erste Version entscheiden, braucht er nur die archivierte Version zu aktivieren und erstellt daraus den Auftrag.
Im Zuge der Umbauarbeiten soll ein Raum im Haus von Familie Z vergrößert werden. Dafür wird eine Wand durchgebrochen und ein Anbau gemauert. Der Anbau verfügt über eine Terrassentüre und ein Fenster. Anschließend wird der alte Boden im Raum entfernt und ein neuer verlegt, sowie die Elektrik auf den Anbau erweitert. Sämtliche Arbeiten können vom Team „Schnellbauservice“ durchgeführt werden. Der Einbau von Türe und Fenster soll an eine Partnerfirma übergeben werden.
Mit der Beauftragung des Umbaus, beginnt Herr X das Angebot in einen Auftragumzuwandeln und die Ressourcen zu planen. Über das Feature der Ressourcenverwaltung teilt er sein Team für die jeweiligen Tage auf der Baustelle ein. Im Bereich Einkauföffnet er eine Bestellung, um die Subfirma für die Fenster du beauftragen. Zudem bestellt er auch gleich den Boden, der verlegt werden soll.
Baumaterial reserviert er über den Auftrag. So wissen die Kollegen aus dem Lager, wer wieviel Material auf welcher Baustelle benötigt. Das ermöglicht ihnen, einen besseren Gesamtüberblick über die Waren zu haben.
Vor der Einführung der Unternehmenssoftware herrschte oft Chaos in der Warenwirtschaft. Mitarbeiter verluden wahllos Baumaterialien, brachten nicht benötigtes wieder zurück oder ließen es auf der Baustelle, sodass keiner mehr wusste wieviel wovon noch da ist.
Mittlerweile funktioniert die Warenwirtschaft einwandfrei. Über die Aufträge wird die Menge an Material eingegeben und ausgebucht. Das Lagerpersonal kann vorab die Ware vorbereiten und nicht benötigtes wieder zurückbuchen. Demnach kommt keine Ware abhanden und auch das Auffüllen der Lagerbestände über den automatischen Bestellvorschlag vereinfacht die Planung.
Organisierte Prozesse führen dazu, dass die Mitarbeiter genau über Ihre Aufgaben Bescheid wissen. Sie arbeiten effizienter und die Motivation steigt.
Dank der Mobilitätder ERP-Software eCOUNT Gewerbe 365 können sämtliche relevante Daten jederzeit und von überall aus abgerufen werden.
Ein Feature, welches Herr X gerne vor Ort beim Kunden nutzt und beispielsweise den Kunden bei der Planung zu helfen. Leere Versprechen weichen konkreten Aussagen, auf die sich der Kunde gut und gerne verlassen kann.
Auch innerhalb der Firma funktioniert die Kommunikation inzwischen besser. Das Büro hat jederzeit Einsicht in die Aktivitäten auf der Baustelle und kann dadurch nicht nur besser planen, sondern auch agieren, falls es zu einem Engpass kommt.
Ist eine Baustelle erledigt, der Auftrag abgeschlossen und verrechnet, lässt Herr X sich in der Statistikdie Rentabilität des Auftrags anzeigen. Er vergleicht die Schätzung vor Auftrag mit dem Ergebnis nach Auftragsende. Stellt somit fest, wo es Verbesserungsbedarf gibt.
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