Herzlich willkommen bei eCOUNT Dokumentenverwaltung!
In diesem Lernvideo erklären wir Ihnen wie Sie Ihre Dokumentenprozesse mit Hilfe der Workflows steuern.
Klicken Sie auf der Startseite von eCOUNT auf den Button „Aufgaben und Nachrichten“ – im Fenster, das sich nach rechts öffnet, sehen Sie nun die Ihnen zugewiesenen Aufgaben.
Wählen Sie eine Aufgabe aus – durch Klicken gelangen Sie in die Workflowansicht. Um produktiv mit den Prozessen arbeiten zu können ist es erforderlich, dass Sie entsprechende Stammdaten im System hinterlegt haben. Die Stammdaten dienen dazu, dass Indexdaten auf dem Dokument einfacher erkannt und validiert werden können. Dadurch ersparen Sie sich die manuelle Eingabe von beispielsweise den Lieferanteninformationen – das System erkennt diese automatisch. Wie Sie Ihre Stammdaten anlegen erfahren Sie im Lernvideo „Stammdatenverwaltung“.
Klicken Sie auf das Symbol „Details“ um das zugehörige Dokument sowie dessen Eigenschaften und weitere Informationen einsehen zu können.
Jetzt können Sie die Rechnung prüfen und zur Freigabe an diejenige Person in Ihrem Unternehmen weiterleiten, die für die Freigabe der Rechnung zuständig ist. Das Dokument verschwindet aus Ihrem Postkorb und erscheint beim zuständigen Mitarbeiter, der zuständigen Mitarbeiterin.
Diese kann wiederum die Rechnung öffnen und weiterbearbeiten – beispielsweise mit Kontierungsinformationen versehen.
Alle Schritte im Workflow werden entsprechend mitprotokolliert. Auch können Sie Ihren KollegInnen jederzeit weitere Informationen als Notizen mitgeben.
Wollen Sie das Dokument zur Verbuchung weiterleiten, dann klicken Sie „Zur Verbuchung“ – wollen Sie das Dokument ablehnen, dann klicken Sie „Zur Ablehnung“ – wollen Sie das Dokument später weiterbearbeiten, dann klicken Sie „zurück in den Postkorb“.
Am Ende des Workflows sollten Sie alle Daten für eine Verbuchung in Ihrem Finanzsystem befüllt haben.
Die Einrichtung zu den Prozessen erfolgt in Ihrem Profil – wie im Lernvideo „Profil bearbeiten“ erläutert – hier können Sie festlegen welche Benutzer in welchem Schritt verfügbar sein sollen, sowie welche Prozessschritte Sie überhaupt verwenden möchten.
Viel Erfolg wünscht Ihr Team von eCOUNT!
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