Welche Rechnungen müssen noch bezahlt werden? Bei welchen Rechnungen kann ein Skonto abgezogen werden? Sind alle Belege gesammelt?
Verlieren Sie auch manchmal den Überblick?
Rechnungen kommen per Mail, per Post, werden von Geschäftsreisen mitgenommen. Ob in Papierform oder digitalisiert - stellt es einen vor eine Herausforderung am Ende des Tages alle Rechnungen als gesammelte Werke beisammen zu haben und über all dem den Durchblick nicht zu verlieren.
Geschäftsprozesse vereinfachen hier zwar die Abläufe, lösen aber oft nicht dauerhaft die Schwierigkeiten.
Abhilfe schafft der Workflow für den Rechnungseingang!
Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, entsteht daraus der Workflow. In Bezug auf Rechnungen, der Eingangsrechnungsworkflow. Im Zuge des Workflows werden Geschäftsprozesse digital abgebildet. Sie geben damit den einzelnen Arbeitsschritten einen schematischen Weg vor. Die jeweiligen Aktivitäten werden über Rollen definiert. Den Rollen wiederum stehen gewisse Werkzeuge zur Verfügung. Was dazu führt, dass jede Aktivität in einem definierten Zustand endet.
Die richtige Software, wie eCOUNT Dokumentenverwaltung bietet Ihnen den Workflow für Rechnungen & Belege.
Trifft die Rechnung ein, erfolgt die manuelle Ablage im System. Von da an, laufen jegliche Schritte automatisiert. Je nach zugeteilter Rolle findet sich die zu bearbeitende Rechnung im Aufgabenbereich des verantwortlichen Mitarbeiters. Dieser kann nun nach eingehender Prüfung die Rechnung freigeben, zur weiteren Prüfung an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten oder den Workflow abrechen. Abgebrochen wird, wenn wichtige Daten fehlen oder die Rechnung nicht korrekt ausgestellt wurde.
Bei erfolgreicher Prüfung und Genehmigung gelangt die Rechnung in den Aufgabenkorb des Verbuchers. Ist die Rechnung ordentlich verbucht, wandert sie in das elektronische Archiv. Von da aus kann sie je nach Bedarf abgerufen werden.
Effizienz
Kosteneinsparung
Transparenz
Visualisierung
Geschäftsagilität
Datenverfügbarkeit
Reduktion der Fehlerquote
Mobilität
Der mobile Workflow
Gängige Software wie eCOUNT Dokumentenverwaltung bietet vor allem auch Mobilität im Bereich Eingangsrechnungsworkflow an. Das Dokumentenmanagementsystem muss nicht installiert werden. Es läuft auf allen gängigen Browsern und ist somit auch von mobilen Endgeräten aus benutzbar. Rechnungen können von unterwegs über das Smartphone gescannt werden. Im Zuge des Workflows werden diese an das Unternehmen gesendet. Ideal für Außendienstmitarbeiter! Bewirtungsbelege werden sofort an die Reisekostenabrechnung weitergeleitet.
Zudem lassen sich Rechnungsdaten auch von unterwegs abrufen. Was wiederum den Zugang zu Informationen zum Beispiel offener Rechnungen erleichtert.
Unser Fahrradgeschäft bietet unter anderem Touren an. Eine 8-köpfige Gruppe ist mit Guide unterwegs und kehrt zu Mittag in ein Restaurant ein um sich zu stärken.
Der Guide bezahlt nach dem Essen und erhält dafür den Kassabeleg. Diesen fotografiert er ab und legt ihn über sein Smartphone im DMS ab. Damit gelangt der Beleg direkt in den Eingangsrechnungsworkflow und kann im Unternehmen weiterbearbeitet werden. Der Guide wiederum braucht sich nicht mehr darum zu kümmern.
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