DMS in der Cloud |
Anschauliche Beispiele

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eCOUNT Dokumentenverwaltung leben & verstehen

Wissen Sie, wo Sie all Ihre Belege abgelegt haben? Wissen Sie, wann welche Rechnungen bezahlt werden müssen? Bringen Sie Ordnung in Ihr Unternehmen!


Das Dokumentenmanagementsystem von eCOUNT hilft Ihnen bei der Organisation Ihrer Geschäftsdokumente. Von der Ablage, über Workflows bis hin zum einfachen Finden abgelegter Dokumente strukturieren Sie Ihre Unternehmenspapiere, optimieren Sie Ihre Prozesse und tragen damit einen Großteil zum Unternehmenserfolg bei.

Wir zeigen Ihnen WIE

Lernen Sie die wichtigsten Funktionen der eCOUNT Dokumentenverwaltung anhand von praxisnahen Beispielen kennen. Welche Vorteile sich aus der Verwendung des cloudbasierten Dokumentenmanagements ergeben, um Sie im Geschäftsalltag zu unterstützen.

Die Ausgangssituation

  1. Fahrradhändler mit kleinem Geschäft
  2. Verkauf, Verleih, Reparaturen, Touren
  3. 2 Mitarbeiter

Das Problem

... eine Menge Papier. Viele Lieferanten bedeuten viele Lieferscheine, Eingangsrechnungen und Verträge. Kundenanfragen kommen per E-Mail, wurden bislang ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet. Tour Guides bringen zerknüllte Kassabelege von geführten Touren mit. Alles in allem ein kaum überschaubares Papierchaos.

Die Anforderungen

  1. Fertiges System
  2. Keine Lizenzkosten
  3. Wartungsfrei
  4. Standortunabhängig
  5. Gesetzeskonform
  6. Revisionssicher
  7. Datenschutz
  8. Überschaubarer Kostenfaktor
Dokumentenmanagementsystem in der Cloud
Bei eCOUNT findet er die für ihn passende Lösung, ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS), zum fairen Preis und Aufbewahrung der Daten im österreichischen Rechenzentrum. Er testet die Software und bestellt diese im Anschluss an die 30-tägige Testphase.

Praxisorientierte DMS-Beispiele
verstehen & anwenden

Anschauliche Beispiele des Dokumenten-Management-Systems

Einstellungen | Prozesse & Benutzerrollen definieren

Vor der ersten Verwendung von eCOUNT Dokumentenverwaltung nimmt der Geschäftsführer die wichtigsten Einstellungen im System vor. Hierzu wählt er seine Mandantenkachel aus, unter der er angemeldet ist und öffnet diese.

Alle Informationen zu seinem Mandanten sind darin gespeichert und bieten ihm einen strukturierten Gesamtüberblick der archivierten Dokumente, sobald diese in der Software abgelegt werden. Zusätzlich können die Workfloweinstellungen bezüglich Eingangsrechnungen, Kassabelege, Bankbelege und sonstigen Buchhaltungsbelegen angepasst werden. Hierbei ist besonders darauf zu achten, die erforderlichen Schritte (Ablehnung, Erfassung, Freigabe und Genehmigung) für die einzelnen Bereiche im Prozess korrekt ausgewählt werden. 

Nun fehlt nur noch die Zuweisung der Benutzerrollen und deren Berechtigungen. Im Standardsystem von eCOUNT Dokumentenverwaltung sind die Rollen "Freigeber", "Genehmiger" sowie "Verbucher" vordefiniert. Sobald er diese Anpassungen vorgenommen hat sind die Grundeinstellungen abgeschlossen.

Mandanteninformationen in eCOUNT Dokumentenverwaltung
Workfloweinstellungen (Prozesse & Benutzerrollen) in eCOUNT Dokumentenverwaltung

Digitale Ablage | Papierlos im Arbeitsalltag

Der erste Kunde kommt ins Geschäft und bittet um eine Reparatur seines Rennfahrrads. Der Mitarbeiter begutachtet das Fahrrad und stellt fest, dass ein Ersatzteil eingebaut werden muss. Er öffnet sein Warenwirtschaftssystem und bemerkt, dass er das benötigte Teil nicht auf Lager hat und bestellt dieses nach. 

Ein paar Tage später erhält er die Ware sowie den dazugehörigen Lieferschein und die Eingangsrechnung des Lieferanten. Der Mitarbeiter scannt beide Papiere und legt sie schließlich im Cloud-Dokumenten-Management-System ab. Dabei trägt der Mitarbeiter alle erforderlichen Eigenschaften ein und leitet die Eingangsrechnung zur weiteren Freigabe an den Buchhalter weiter. Dieser ist dazu berechtigt die Datei direkt im System einzusehen, zu kontrollieren und verbuchen. 

Der Status eines Dokuments ist jederzeit ersichtlich. Rot gekennzeichnet sind jene Dateien, die in Bearbeitung sind. Grün stellt den Status Freigabe dar. 

Ablage von Dateien im Dokumenten-Management-System
Lieferantenakt Eingangsrechnung
eCOUNT Dokumentenverwaltung - Status Farben

Schnellablage | Rechnungen in Sekunden sicher aufbewahren

Ein Mitarbeiter ist mit einer Gruppe auf einer ganztägigen Fahrradtour unterwegs. Zu Mittag geht es aufgrund dem großen Interesse seiner Gruppe an dem weiteren Tagesplan sehr hektisch zu. Währenddessen erhält er seine Mahlzeit und die Rechnung dazu. Anstatt den Zettel zerknüllt in eine Tasche zu stecken, öffnet er den mobilen Zugang der eCOUNT Dokumentenverwaltung und fotografiert die Rechnung mit seinem Handy ab, um diese direkt in der Schnellablage des DMS abzulegen. Somit ist vorerst nichts weiteres zu tun, denn der Beleg ist sicher im System aufbewahrt und befindet sich nun zur Bearbeitung automatisch im Bereich "Aufgaben und Nachrichten". 

Dokumentenablage über mobile Geräte

Suchen & Finden | In Windeseile das gewünschte Dokument parat haben

Der Buchhalter des Fahrradhändlers benötigt eine archivierte Eingangsrechnung zur Einsicht. Er öffnet das Dokumentenmanagementsystem und hat nun die Option dank der OCR-Texterkennung direkt ein Schlagwort einzugeben, oder nach Eigenschaften zu filtern. Hierfür gibt er den Kundennamen (Mustermann) ein und wählt "Eingangsrechnung" als Eigenschaft aus. Innerhalb von Sekunden werden die übereinstimmenden Dokumente angezeigt. Nun kann er die Rechnung öffnen, herunterladen, Eigenschaften, Notizen und, falls vorhanden, verschiedene Versionen einsehen.

Eingangsrechnung in Suche finden

Intuitive Funktionen
für eine strukturierte Dokumentenverwaltung

Stammdatenverwaltung | Optimaler Überblick

Aufgrund von unzumutbaren Preiserhöhungen hat sich das Fahrradunternehmen dazu entschlossen, einen seiner Lieferanten durch einen günstigeren Anbieter zu ersetzen. Um diese Änderung im System festzuhalten, öffnet der Mitarbeiter die Kachel "Stammdatenverwaltung" in eCOUNT Dokumentenverwaltung. Nun liegen ihm Kostenstellen, Konten, Kostenträger und der benötigte Lieferantenbereich vor. Jenen Lieferanten, der nicht weiter beauftragt wird, entfernt er mithilfe des - Symbols. Um den neuen Kreditor anzulegen, wählt er das + Symbol aus, füllt alle erforderlichen Angaben aus und speichert die Informationen. 

Dadurch werden die Indexdaten auf beispielsweise einer Eingangsrechnung dieses Lieferanten einfacher erkannt und validiert, wodurch sich die Mitarbeiter langfristig merklich Zeit und manuelle Eingaben ersparen.

Lieferanten in Stammdatenverwaltung anlegen

Aktenbildung | Archivierte Dokumente organisieren

Seit einigen Tagen ist der Mitarbeiter mit einem potenziellen Kunden per E-Mail in Kontakt. Dieser möchte gerne ein neues Fahrrad für sein Kind kaufen und informiert sich über verschiedene Angebote der Firma. Den gesamten Schriftverkehr sowie die erstellten Angebote legt der Mitarbeiter in einer Kundenakte ab. Diese fügt er anschließend als Favoriten hinzu, um stets sämtliche Informationen ohne Suchaufwand parat zu haben. Dank der Aktenbildung ist auch sein Kollege im Nu informiert, falls er die Konversation und weitere Abwicklung übernehmen muss. 

Beispiel einer Aktenbildung im Dokumentenmanagementsystem
DMS: Eingangsrechnung zu Favoriten hinzufügen
Favoriten in eCOUNT Dokumentenverwaltung

Workflow | Optimierung des Arbeitsflusses

Die Handhabung der Belege läuft für die Mitarbeiter dank der eCOUNT Dokumentenverwaltung einwandfrei ab. Sobald der Angestellte des Fahrradhändlers eine Eingangsrechnung erhalten hat, fügt er diese im System ein. Sind alle Eigenschaften eingegeben, so kann die Rechnung im Zuge des Workflows an die zuständige Person weitergeleitet werden. Der Buchhalter sieht die ihm zugewiesenen Dokumente unter "Aufgaben und Nachrichten" und kann nun die Eingangsrechnung kontrollieren und verbuchen. Mit diesen Schritten ist das Dokument fertig bearbeitet und wird in das Archiv übertragen.

Durch klar definierte Rollen entsteht ein transparenter, nachvollziehbarer Prozess, welcher ein strukturiertes Arbeiten innerhalb des Fahrradunternehmens unterstützt.

Aufgaben und Nachrichten im Dokumentenmanagementsystem einsehen
Funktionsübersicht
eCOUNT Dokumentenverwaltung

Workflow, Stammdaten, und das revisionssichere Archiv sind nur einige der attraktiven Funktionen der smarten Businesslösung.

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Dokumentenmanagement

Das Cloud-DMS für revisionssicheres Archivieren, effizienteres Suchen und Finden, kurz gesagt: optimierte Workflows.

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Steigerung der Workflow-Effizienz, Kosteneinsparungen, Sicherheit und Datenschutz sind nur einige der Faktoren, welche das eCOUNT Dokumentenverwaltung für KMU mit sich bringt.

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