Cloud DMS Lösungen:
5 Produkte im Vergleich

Cloud Computing hat die Arbeitsweise in Bezug auf Dokumentenablage revolutioniert. Dokumentenmanagementsysteme unterstützen bei der Digitalisierung, Archivierung, Automatisierung und Kategorisierung und senken zudem die Kosten eines Unternehmens in vielerlei Hinsicht.

Dokumente werden nicht mehr in Papierform, sondern hauptsächlich digital abgelegt und erfüllen zudem auch noch die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Resümee zum Vergleich

Das Produkt eCOUNT Dokumentenverwaltung wurde von der COUNT IT Group gemeinsam mit d.velop entwickelt. Besonders sticht hier die automatische Aktenbildung und die Vielzahl an bestehenden Geschäftsprozessen hervor. Der Anwender braucht sich keinerlei Gedanken mehr über bestehende Ordnerstrukturen zu machen. eCOUNT Dokumentenverwaltung löst sich vollends von der vom Benutzer zu verwaltenden strukturierten Ablage. Dies geschieht ganz im Hintergrund. Noch nicht durch den Standard abgedeckte Geschäftsfälle bzw. Betriebsprozesse können ganz nach Kundenwunsch nachgebildet werden.  Der Testzugang enthält den vollen Funktionsumfang, wodurch sich der Interessierte einen realen Gesamtüberblick über das System verschaffen kann.

Der Standort in Hagenberg weist sich als besonders nützlich für die Bedienung des oberösterreichischen Marktes, im speziellen dem Mühlviertler Raum wie auch den Zentralraum.

Foxdox konzentriert sich mit den beiden Geschäftsmodellen zum einen auf File-Sharing an sich, zum Anderen auf Dokumentenmanagement für Klein u. Mittelunternehmer ebenso wie auf Einzelunternehmer.

Leider steht bei Foxdox mit einem Testzugang nur eine eingeschränkte Funktionalität zur Verfügung, bei einer vollwertigen Lizenz kann aber davon ausgegangen werden dass alle relevanten Aktionen ausgeführt werden können. Foxdox bietet hier eine strukturierte Ablage nach Ordnern, die über die Weboberfläche geändert werden kann, auch eine Klassifizierung nach vorgegebenen Dokumentenarten und vorgegebenen Eigenschaften.

Der Webclient bietet bereits im Standard eine komfortable und funktionsreiche Oberfläche für den Benutzer. Besonders positiv sticht hier das One-Klick-Indexing heraus, bei dem noch nicht befüllte Indexfelder nach der Texterkennung manuell auf einfache Weise nachbefüllt werden können. Dazu braucht nur mehr auf das gewünschte Wort geklickt und nichts mehr getippt werden. Weiters können, bequem über die Oberfläche, bei Bedarf Desktop Apps auf dem gerade verwendeten Gerät installiert werden. Der Workflow Manager ist sehr intuitiv gestaltet und kann ganz einfach auch von Benutzern (fast) ohne Programmierkenntnisse bedient werden. Somit können schnell fehlende Geschäftsprozesse durch neue Workflows abgebildet werden. Die Benutzerverwaltung kann ebenso über eine Website gewartet werden, so wie viele andere Einstellungen auch.

Mehr Produktivität im Büroalltag

Obwohl die Verbreitung langsamer voranschreitet als erwartet, gibt es bereits eine breite Palette an Angeboten von DMS/ECM-Systemen als Cloud-Variante. Das Angebotsspektrum entwickelt sich stetig, weswegen es sich für Interessierte lohnt, vor der endgültigen Entscheidung einen Blick hinter die Kulissen der verschiedenen Systeme zu werfen und zu vergleichen.